Süreç Yönetimi Nedir ? Özellikleri Nelerdir ?

Süreç Yönetimi Kavramı, süreç kavramları ve sürecin özellikleri

Süreç yönetimi kavramı, bir işin, tedarikçileri, girdileri, çıktıları ve müşterileri ile birlikte bir süreç olarak tanımlanmasını ifade eder.

 

Müşteri-üretici-tedarikçi ilişkisi

Şekil: Müşteri-üretici-tedarikçi ilişkisi

Süreç, amaçlanan bir çıktıyı elde etmek için kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetler dizisidir. İyi bir süreç, müşteri odaklıdır, değer katar, sahiplenilmiştir, süreçte yer alanlar tarafından açık şekilde anlaşılmıştır, ölçülebilir ve sürekli iyileştirilir.

Bir sürecin sahip olması gereken temel özellikler şunlardır:

  • Tekrarlanabilir olması
  • Tanımlanabilir olması
  • Ölçülebilir olması
  • Kesinlikle bir sahibinin bulunması
  • Fonksiyonlar arası olması
  • Hiyerarşinin tersine yatay organizasyon gerektirmesi.

 

Süreç temel özellikleri

Şekil: temel özellikleri

Süreç Te mel Özellikleri

Tekrarlanabilir olması: Tekrarlanabilir olan bir döngü standartlaştırılabilir. Süreklilik gösteren bir döngü üzerinde yapılacak en küçük bir geliştirme faaliyeti kendini bir kazanç olarak gösterecektir. Süreç üzerinde gerçekleştirilecek her türlü teşhis, geliştirme ve standardizasyon faaliyetinin kendini geri ödemesi gerekir; diğer bir değişle, süreçler üzerinde çalışmanın organizasyona ekonomik bir getirisi olmalıdır. Bu nedenle süreçler belirlenirken tekrarlanan işlemler süreç olarak tanımlanır.

Tanımlanabilir olması: Organizasyonda gerçekleştirilen faaliyetler, süreçler olarak tanımlanmaya başlandığında ortaya çıkan en belirgin sorun, bu süreçler arasındaki ilişkilerin tanımlanmasıdır. Süreçlerin sınırlarının belirlenmesi, hem sürece ait çıktılar ve bu çıktıları kullanan müşterilerin hem de girdilerin ve bu girdileri sağlayan tedarikçilerin belirlenmesi açısından gereklidir.

Ölçülebilir olması: Ölçülemeyen şey kontrol edilemez ve iyileştirilemez. Tanımlanan süreçlerin ölçülebilir olması, kontrol ve geliştirme çalışmaları sırasında gösterilen çabanın ne kadar etkin olduğunu belirlemek açısından önemlidir. Bunun yanısıra, kritik parametreleri ölçülebilir hale getirilen sürecin, istenen çıktıları üretme ve müşterilerini memnun etme performansı değerlendirilebilir.

Kesinlikle bir sahibinin bulunması:  Sürecin tamamından ve iyileştirilmesinden sorumlu olan yönlendirici lider bir kişi bulunmalıdır. Bu kişi süreci tanıyan, iyileştirmeye açık noktalarını saptayabilen, iyileştirme çalışmalarına yatkın ve iyileştirme ekiplerini yönlendirebilen bir kişi olmalıdır.

Fonksiyonlararası olması: Sadece bir noktada başlayıp biten faaliyetler dizisi, bir süreç olarak tanımlanamaz. Bu kavramının temelinde ara-yüzey yönetimi yaklaşımı yatmaktadır. Ara-yüzey, süreçteki bir işlemin çıktısının bir sonraki işlemin girdisi olduğu noktadır. Ara-yüzeyler, bir organizasyonda “iç müşteri”, “iç tedarikçi” ilişkisinin oluştuğu noktayı da tanımlar. Bu şekilde her ara-yüzeyde bir “iç kalite” tanımlanır. İş süreçleri ile ilgili bir çok sorun ara-yüzeylerde ortaya çıkar. Bu nedenle ara-yüzeylerin tanımlanması, potansiyel sorun alanlarına yoğunlaşılması açısından önemlidir. Ara-yüzey sorunları genellikle, iç tedarikçi ile iç müşteri arasındaki iletişim eksikliğinden kaynaklanır ve çıktı kalitesini olumsuz yönde etkiler.

Ara-yüzey
Ara-yüzey

 

Şekil: Ara-yüzey

Hiyerarşinin tersine yatay organizasyon gerektirmesi: Geleneksel yönetimden süreç yönetimine geçiş, süreç odaklı ve takım odaklı yatay bir yapıya radikal bir geçişi gerektirmektedir. Politika ve yön üst yönetimce belirlenecek, fakat iş metotlarını inceleme, sorgulama ve değiştirme yetkisi fonksiyonlar arası takımlarda bulunacaktır. Geleneksel organizasyonlarda, yöneticiler düşünür ve yardımcıları yapar. Yönetim, öncelikleri ve sınırlamaları belirler, emirler verir, olayları kontrol eder. Süreç yönetimi yapısında, süreç sahipleri, takımlar ve işi yapanlar düşünür ve yapar, kendi çıktılarını kontrol eder ve gelişimi güvence altına almak için sistemleri yeniden tasarlar. Müşteri beklentilerini karşılamaktan, maliyetleri ve çevrim zamanlarını düşürmekten, süreç çıktılarının performanslarındaki değişkenliği azaltmaktan takımlar sorumlu olur.

 

Süreç yönetimi, geleneksel yapılanmada çözülemeyen pek çok probleme çözüm getirmektedir. Bunu nedeni:

  • Müşteriye odaklı olması,
  • Fonksiyonlar arası bir yaklaşım getirmesi,
  • Çalışanların sadece kendi fonksiyonlarına değil, nihai sonuca konsantre olmalarını sağlamasıdır.

 

Süreç yönetimi kavramı, toplam kalite, sistem teorisi ve çalışanların katılımı yaklaşımlarından geliştirilmiştir ve kıyaslama, takım çalışması ve değişim mühendisliği gibi teknikleri içermektedir. Bir organizasyon farklı süreç iyileştirme yöntemleri uygulayabilir, bunlar:

  • Belirli bir standart veya performans düzeyinde kalma amacıyla standartlaştırma yapma (mevcutu korumaya yönelik yaklaşım).
  • Mevcut süreçlerin performanslarında kademeli iyileştirmeler yapma (toplam kalite yönetimi yaklaşımı).
  • Mevcut süreçlerin yerine işin yeniden yapılandırılması ile performansta radikal iyileştirmeleri sağlayan sıçramalı iyileştirmeler yapma (değişim mühendisliği yaklaşımı).

 

 

"<yoastmark

Şekil: Süreç iyileştirme yöntemleri

Süreç yönetiminin kendisi de bir süreçtir. Ana aşamaları şu şekilde sıralanabilir:

  • Planlama (öncelikli süreçler belirlenir)
  • Süreçlerin a analizi (süreçlere sahip olanlar ve bu sürecin içinden takımları belirlenir akış şemaları ve sürece ait haritaları oluşturulur)
  • Tasarım (süreçler yeniden tasarımlanır, yeni akış şemaları ve sürece ait haritaları oluşturulur)
  • Süreçlere ait projeleri hazırlama (uygulama öncesi süreçler projelendirilir)
  • Uygulama ve geliştirme (süreçler izlenir ve geliştirilir)

Bu Konular İlginizi Çekebilir